In un momento di carenza di liquidità, come quello attuale conseguente al lockdown e alla crisi economica portata dalla pandemia, quali strategie è consigliabile attuare per gestire i pagamenti?

Uno studio dentistico, anche se di piccole dimensioni, in condizioni di normale svolgimento dell’attività ha un elevato numero di uscite da programmare.
Chi tiene la registrazione dei movimenti di uscita, di solito gestita con la cosiddetta “prima nota”, potrà misurare con precisione quel numero, accorgendosi che si tratta di diverse centinaia.
In sintesi, un numero tale da sconsigliare un’operatività basata solo sulla memoria. La maggioranza dei pagamenti eseguiti in corso d’anno in uno studio dentistico, sono del tipo “ricorrente”, perché dovute in buona parte alle cosiddette “spese fisse”, oltre che alle naturali esigenze di prelievo del titolare per motivi privati, le imposte e la contribuzione previdenziale. Per cui, anche in questo particolare periodo si tratta, nella gran parte degli studi dentistici, di fronteggiare comunque centinaia di previste uscite. Se poi alle uscite collegate all’attività si aggiungono quelle private, questo numero salirà ancora. Prima di articolare alcune adatte considerazioni, occorre dunque premettere che, viste le dimensioni della gestione dei pagamenti, senza strumenti amministrativi, poco si potrà fare. Serve lo strumento per registrare in modo chiaro e tempestivo i movimenti in entrata e in uscita, di cassa e di banca, e quello, che qui più ci interessa, per poter censire e prevedere le future uscite, il cosiddetto “scadenziario”.

Prevedere le uscite

Occorre verificare in primo luogo se si conoscono tutte le uscite che saranno da sostenere nei prossimi mesi, in pratica eseguire un accurato inventario, nel quale includere anche la parte privata. Si tratta quindi di tenere due “scadenziari”, uno per l’attività e uno per la vita privata. Se si utilizza un “foglio elettronico”, cosa diffusissima, potrebbe risultare più pratico tenerne uno solo, ma con un apposito campo nel quale indicare al programma se un’uscita si dovrà sostenere per motivi privati o di lavoro. Con le funzioni tipiche del “foglio elettronico”, sarà quindi agevole predisporre liste delle prossime scadenze, finalizzate alla migliore gestione pratica dei pagamenti sia dal “lato lavoro” che da quello privato. La costruzione di questi inventari dovrebbe seguire alcune linee-guida per quanto riguarda i dati da raccogliere per ogni prevista uscita, cercando di standardizzare il più possibile aspetti quali il motivo della stessa, ad esempio definendo delle apposite classi, senza esagerare nella loro differenziazione, in grado di unificare più uscite di una stessa tipologia. In ogni caso, i dati essenziali, senza i quali non è possibile impostare e tenere uno “scadenziario”, sono i seguenti:

• Il nome del “prenditore” (la persona o l’ente che attende il pagamento);
• Il “motivo” dell’uscita;
• la “scadenza” (la data entro cui si deve pagare);
• l’importo.

È opportuno notare che dei quattro elementi indicati, gli unici due modificabili sono la scadenza e l’importo. Tali modifiche vengono dette di “ristrutturazione” del pagamento. L’insieme dei pagamenti da farsi entro una certa data futura, crea il cosiddetto “fabbisogno finanziario”, o “fabbisogno” e basta, cui vanno contrapposte le proprie “linee di copertura”, cioè la liquidità di cui si disporrà da oggi alla data presa come orizzonte temporale della previsione del fabbisogno.

Prevedere le entrate

Normalmente, la previsione della liquidità in entrata è fatta sulla base dell’agenda appuntamenti di un certo periodo. In modo puntuale, associando a ogni paziente programmato un pronostico di incasso, oppure in modo probabilistico, moltiplicando la somma dei previsti ricavi connessi alle prestazioni programmate per la percentuale media del rapporto fra incassato e prodotto dello studio. Nei momenti successivi alle restrizioni seguite al controllo dell’epidemia, quando le attività hanno visto ridursi i loro flussi in entrata dovuti all’ordinaria attività, non è più stato possibile affidarsi a quella modalità di previsione, diminuendo o venendo a mancare del tutto la “materia prima”, cioè le prestazioni inserite in agenda. Hanno perciò acquistato cruciale importanza le disponibilità liquide diverse da quelle provenienti dal ricavo delle prestazioni.

Nell’attesa di eventuali contributi “a fondo perduto” provenienti dall’autorità pubblica, i titolari delle attività hanno dovuto perciò schierare sul terreno le loro “linee” più avanzate: l’eventuale recupero di crediti preesistenti alla crisi; le disponibilità accumulate sui conti correnti.

Finché le “linee” appena descritte sono sufficienti a coprire il fabbisogno, nessuna particolare azione dovrà essere intrapresa. Se invece tali linee “principali” non bastassero, dovranno entrare in funzione delle linee costituite dal capitale di terzi, in altre parole dei prestiti. Occorre considerare che, nella gestione delle attività, si utilizzano due tipi di prestito: quello “a breve”, intendendo con questo aggettivo che lo si dovrebbe restituire entro qualche mese, massimo dodici, di solito costituito dalla possibilità di utilizzare un “fido” sul proprio conto corrente bancario, il cosiddetto “rosso”, e quello a “medio-lungo”, di solito concesso sottoforma di finanziamenti da rimborsare ratealmente in un periodo che non dovrebbe superare i cinque anni. I leasing fanno parte di quest’ultima categoria di prestiti.

Per decidere se utilizzare un “fido” sul conto corrente oppure un finanziamento a medio-lungo, occorre farsi un’idea di quanto tempo servirà prima che l’attività possa riprendere a ricevere pazienti, e in conseguenza flussi di entrate sufficienti. Per utilizzare il fido correttamente, il previsto periodo di “scopertura” non dovrebbe essere superiore a due o tre mesi. Se invece l’inattività si presumesse estesa su un periodo di sei mesi o superiore, è consigliabile stipulare un finanziamento, di importo sufficiente a coprire le previste spese, personali e private, per un periodo di tempo che potrebbe andare dagli otto ai diciotto mesi dall’inizio dei problemi. Importo e durata dei finanziamenti richiesti dovrebbero essere fissati tenendo presente le presumibili future capacità di rimborso. Stante l’elevata incertezza che sta caratterizzando l’attuale situazione, prudenza vorrebbe che si privilegiassero tempistiche di rimborso le più lunghe possibili, e possibilmente si riuscisse ad alleggerire le rate dei primi periodi, tramite la stipula di contratti di finanziamento con il “preammortamento”.

Andranno certamente considerati, in via prioritaria, i prestiti assistiti da garanzia pubblica previsti dal DL 8 aprile 2020 nr. 23. Nei casi in cui non si volesse, o non si potesse, accedere al credito bancario, non resterà che, in caso di prevista scopertura del fabbisogno, attingere al proprio patrimonio personale.

Ristrutturare le scadenze

Costruito e reso disponibile l’inventario delle prossime uscite, come indicato, determinato dunque il fabbisogno di liquidità a una certa data e valutate le linee di copertura disponibili, se queste fossero carenti occorrerà osservare i dati allo scopo di comprendere se si possa ridurre il fabbisogno. In pratica, se mancasse liquidità e non vi fosse modo di rimediare con le “linee” di copertura indicate, non resterebbe che agire dal lato delle uscite, cercando o di rinviarle più avanti nel tempo, confidando in una ripresa delle attività, o di ridurne gli importi, o entrambi i provvedimenti. Fare insomma la “ristrutturazione” delle scadenze di pagamento. Osservandole nello “scadenziario”, occorre allo scopo valutarle in funzione della loro necessità e urgenza. Tale valutazione si potrà articolare nei seguenti giudizi, da farsi per ogni singola prevista uscita:

• si può eliminare definitivamente; in altre parole, si tratta di formulare un giudizio sull’utilità della prevista spesa; tale giudizio è plausibilmente più praticabile per le uscite private;
• si può rinviare oltre la data presa come orizzonte per la previsione, a volontà di chi deve sostenere la spesa o, come nel caso delle rate dei leasing e di alcune imposte e contribuzioni, perché è subentrata una possibilità legale di rinvio;
• si può rinviare oltre la data di previsione ma solo previo consenso del creditore;
• non è possibile rinviarla oltre la data di previsione (c.d. uscita “improcrastinabile”);
• è possibile modificarne anche l’importo;
• è possibile spostarne la scadenza, ma non modificarne l’importo.

In base alle possibilità evidenziate, si potrà procedere, con molta facilità qualora si disponesse, come già osservato, di uno “scadenziario” tenuto con il “foglio elettronico”, a portare delle modifiche al programma dei pagamenti originario, in modo da riformularlo, per renderlo coerente con le ridotte disponibilità di liquidità. La parte più delicata di questo procedimento, è quella della ristrutturazione che necessita di un accordo con i creditori. A seguito dell’emergenza sanitaria, con il DL 17 marzo 2020 nr. 18 sono state emanate alcune disposizioni in merito, ad esempio la moratoria sulle rate di mutui e leasing, con le quali i creditori sono obbligati, su richiesta del debitore, ad accordare una sospensione delle previste rate per un certo periodo. Oppure la sospensione dei versamenti fiscali e contributivi accordata per legge.

Quando però si tratta di pagamenti non assistiti da simili disposizioni, è necessario prendere contatto quanto prima, direttamente e personalmente con il creditore, aprendo una trattativa. È rischioso mettere il creditore davanti al fatto compiuto, cioè non pagare a scadenza o versare un minore importo rispetto al pattuito senza preavviso. In tali situazioni infatti, il creditore avrebbe facoltà di attivare le consuete procedure legali per il recupero del credito, che al momento di stesura di questo articolo non erano state depotenziate da alcun provvedimento emergenziale. Il consiglio è perciò quello di anticipare al creditore, e possibilmente di persona e non solo tramite comunicazioni scritte, la situazione di difficoltà. È altrettanto consigliabile, una volta presi gli accordi verbali con il creditore, ratificare quanto stabilito per iscritto, una e-mail sarà sufficiente.

Paolo Bortolini
dottore commercialista

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