Abbiamo descritto vari aspetti del ruolo più “di supporto” alla professione che un gestionale per studi dentistici può ricoprire. Per molti versi sta proprio in queste funzioni il suo valore aggiunto: accompagnare lo studio nella sua crescita sapendo offrire elementi specifici che un gestionale generico non potrebbe offrire, costringendo il gestore dello studio ad assemblare un insieme di strumenti più mirati. Ma un gestionale deve essere anche, appunto, un gestionale e offrire ciò che serve per l’amministrazione dello studio.
Alcuni elementi chiave sono indispensabili in qualsiasi gestionale: fatturazione, prima nota, gestione della cassa e dei conti bancari. Se il terzo modulo è essenzialmente “di servizio” (serve a definire i conti bancari di cui si serve lo studio) gli altri due raccolgono buona parte dei movimenti di denaro dello studio.
La parte di fatturazione riguarda le fatture emesse nei confronti dei clienti, ma anche documenti simili come le ricevute e le note di accredito. Il valore di un gestionale in questo senso non sta nell’operazione in sé di emettere fatture ma nel tasso di automazione che riesce a offrire. Idealmente le informazioni necessarie a generare un fattura nel gestionale ci sono già, tra anagrafiche clienti, preventivi emessi, trattamenti memorizzati e così via. Il “plus” del gestionale sta in quanto riesce a recuperare automaticamente queste informazioni, consentirci di modificarle quando (e quanto) necessario e produrre il documento.
La prima nota è uno degli elementi “storici” della contabilità e raccoglie sinteticamente tutti i movimenti in entrata e in uscita dalla cassa e dai conti bancari. Ovviamente la gran parte di questi movimenti entrano automaticamente nella prima nota. Sono ad esempio “estratte” in questo modo le fatture di pagamento per i fornitori. Ma nella prima nota si possono inserire manualmente anche altri tipi di movimenti, per quanto piccoli essi siano. Ad esempio i pagamenti in contanti che non fanno capo a fatture particolari.
Nella parte amministrativa è bene avere anche una sezione dedicata in modo specifico alle convenzioni. Non è una funzione indispensabile ma è indubbiamente molto comoda: permette di associare direttamente i pazienti con la convenzione di cui possono usufruire, oltre che registrare i parametri specifici della convenzione stessa in modo da averli disponibili e anche poterli aggiornare rapidamente quando serve.
La parte amministrativa del gestionale dovrebbe anche avere una sia pur piccola parte statistico-previsionale. Avendo memorizzato i movimenti storici e le scadenze di quelli futuri, può darci una previsione delle entrate e delle uscite che lo studio registrerà in futuro. Anche questo è un modo per esercitare un controllo di gestione e verificare che l’andamento dello studio sia in linea con quanto preventivato. E se non lo è, di quanto se ne discosta.
Andando oltre gli elementi base, una funzione praticamente indispensabile per un gestionale è lo scadenzario. Realizzabile in vari modi, è sinteticamente una “vista” delle scadenze che lo studio ha amministrativamente davanti a sé. Alcune possono essere scadenze relative ad adempimenti amministrativi, come l’invio delle spese sanitarie per il 730 precompilato, la maggior parte sono scadenze legate a movimenti in entrata e in uscita. In questo modo è sempre possibile avere una visione completa della situazione in divenire dell’amministrazione di studio.
La segmentazione della clientela ha un doppio ruolo. Quello più ovvio e semplice è di supporto a scelte di comunicazione e marketing che sono state già definite. Se lo studio si è ad esempio dotato di un nuovo macchinario o una nuova tecnica, è utile ammortizzare il relativo investimento proponendo i nuovi possibili servizi al segmento di clientela che, per la sua situazione clinica, può essere maggiormente interessato. In questo senso il vantaggio della comunicazione mirata è aumentare il valore percepito dello studio: i pazienti ricevono solo messaggi per loro rilevanti con offerte e informazioni che sono effettivamente coerenti con la loro situazione clinica.
Le forme di comunicazione possibili sono diverse (posta convenzionale, email, SMS…) e anche queste devono essere “segmentate”. Bisogna innanzitutto sapere quali di esse sono accettate dagli specifici pazienti, ad esempio di norma la comunicazione via posta elettronica non è considerata intrusiva mentre gli SMS sono visti come un canale di comunicazione per cose urgenti.
Per fare qualche esempio, il gestionale deve poterci indicare quanti nuovi pazienti abbiamo acquisito negli ultimi mesi e quanti ne abbiamo persi, ma anche rapportare queste cifre a un obiettivo di performance prefissato. Così il gestionale ci dice non solo a che (metaforica) velocità stiamo andando ma anche quanto siamo distanti da ciò che volevamo ottenere. In questo senso di solito si adottano indicatori di performance macroscopici legati a parametri come numero di pazienti, visite, ore lavorate, preventivi accettati e via dicendo.
In questo senso il gestionale deve prevedere un’analisi approfondita dei “componenti” base dello studio stesso: pazienti, operatori, centri di costo. Per ciascuno di essi è possibile compilare diverse analisi statistiche in base ai parametri più importanti, ad esempio la quota dei pazienti non attivi, le cure pianificate da eseguire, il numero di visite per operatore, le visite mancate, la distribuzione delle prestazioni per valore, i costi dei materiali e via dicendo.
