Gestione dello studio

Una parte importante dell’attività dello studio dentistico è basata sulla collaborazione con il proprio laboratorio odontotecnico di fiducia. L’evoluzione tecnologica e del mercato ha ovviamente investito anche questo rapporto tra professionisti, che da un lato può essere facilitato dalla digitalizzazione e dall’altro assume una criticità maggiore perché le aspettative dei pazienti sono in generale più elevate che in passato.

Uno dei punti più delicati nel rapporto tra il paziente e lo studio dentistico sta nella corretta descrizione, da parte dell'odontoiatra, del trattamento previsto e nella conseguente accettazione consapevole del trattamento stesso. In questo passo ci deve essere la massima chiarezza da entrambe le parti: il dentista deve spiegare in dettaglio cosa accadrà ed eventualmente le alternative possibili per ottenere i risultati previsti, mentre il paziente dovrebbe esprimere tutti i suoi dubbi e le sue aspettative.

Scopo ultimo della gestione magazzino è raggiungere la giacenza ideale di ciascun prodotto, ossia quella per cui è sempre disponibile quando serve ma non è mai presente in quantità eccessive da rappresentare uno spreco o una inutile immobilizzazione di capitali. Descrivere l’obiettivo è semplice, raggiungerlo lo è molto meno. Il contributo che può dare un software gestionale è duplice...

Uno dei principali punti deboli nell’amministrazione di uno studio dentistico è rappresentato dalle prestazioni regolarmente eseguite a favore dei pazienti, ma che non sono state pagate nei tempi previsti. E che, in alcuni casi, minacciano di non esserlo mai...

Alcuni elementi chiave sono indispensabili nella parte amministrativa del gestionale per lo studio dentistico: fatturazione, prima nota, gestione della cassa e dei conti bancari. Se il terzo modulo è essenzialmente “di servizio” (serve a definire i conti bancari di cui si serve lo studio) gli altri due raccolgono buona parte dei movimenti di denaro dello studio...

In un mercato odontoiatrico che si è fatto più difficile è particolarmente importante saper vedere i propri pazienti non solo come singoli e come un gruppo indifferenziato ma come un insieme dinamico di segmenti a cui rivolgersi in maniera mirata. La tecnologia ha un ruolo chiave in tutto questo e può aiutare il dentista a individuare le molte sfaccettature della sua clientela.

Un software gestionale per studio dentistico riveste un doppio ruolo: quello più visibile è seguire gli odontoiatri e il personale di studio nelle operazioni quotidiane legate al trattamento dei pazienti. Un ruolo meno evidente ma altrettanto importante è quello di monitoraggio della gestione economica: dare in ogni momento una rappresentazione sintetica ma anche chiara di come stia andando lo studio dal punto di vista dei risultati economici e dell’efficienza di gestione.

Per fortuna i pazienti che “danno buca” per abitudine rappresentano una minoranza. Ciò non rende la questione meno seria: gli appuntamenti mancati rappresentano per lo studio dentistico un costo che può pesare in modo deciso sul bilancio di fine anno. Quando un paziente non si presenta al suo appuntamento, infatti, diverse risorse dello studio restano immobilizzate a vuoto e rappresentano così una perdita: il costo orario del medico, dell’assistente, della sala…

L’App mobile può diventare una sorta di vademecum del paziente per tutto quello che riguarda la sua “vita” legata allo studio odontoiatrico: appuntamenti, piano di cura prescelto, situazione di scadenze e pagamenti. Ma l'uso di questo canale di comunicazione apre anche nuove possibilità di interazione utili e poco invasive...

Compreremmo qualcosa da un’azienda che non ha un suo sito Internet? Siamo ormai abituati a conoscere in qualche modo prima ciò che ci aspetta, per tanti lati della nostra esperienza di consumatori, e fatte le debite differenze anche quando si tratta di studi dentistici l’approccio dei pazienti/clienti potenziali non è diverso. Ecco perché, considerando in un’ottica manageriale l’organizzazione di uno studio, bisogna pensare anche alla sua presenza online.

Chi gestisce uno studio dentistico sa che la spiegazione del piano di trattamento e la sua accettazione sono due momenti sempre abbastanza critici. Da un lato sarebbe indispensabile che il paziente accettasse con consapevolezza i passi che la terapia seguirà, dall’altro questo è raramente possibile in maniera ideale perché la terminologia medica non è sempre chiara...

Il paziente si aspetta una comunicazione dettagliata e articolata in tutte le fasi del suo rapporto non solo con l’odontoiatra che si occupa di lui ma in generale con tutto il personale di studio. Anche in una questione che appare così “immateriale” il sistema informatico dello studio ha comunque un suo ruolo. A partire dalla prima visita...

Uno studio odontoiatrico deve gestire una elevata quantità di documenti che vanno dalla modulistica dei pazienti alle radiografie, dai consensi informati alle prescrizioni. Ovviamente, più i documenti sono in formato digitale più è comodo gestirli, anche per quanto riguarda le procedure di sicurezza...

Un software gestionale per studi dentistici deve essere progettato per garantire una gestione dei dati corretta, secondo le norme vigenti. Ma non c’è solo questo: in generale la gestione delle informazioni da parte del software deve essere allineata ai principi della sicurezza informatica...

Uno studio odontoiatrico è comunque una piccola azienda che gestisce una rilevante mole di informazioni sui suoi pazienti, informazioni che essendo a carattere clinico sono considerate dalle normative come dati sensibili. Questo impone che siano gestite secondo precise linee guida.

Se si vuole gestire lo studio dentistico in una logica di impostazione imprenditoriale due delle attività principali di cui tenere conto sono prevedibilmente il controllo dei costi e la loro ottimizzazione. In questo senso una voce importante è la gestione delle scorte di magazzino,..