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Una delle funzioni principali di un gestionale per studi dentistici è la tanto vituperata gestione magazzino. In questo senso la speranza di fondo di qualsiasi professionista è che l’introduzione di un software evoluto nello studio possa “magicamente” trasformare una delle attività più importanti ma anche meno semplici dello studio in un non-problema. Come sempre quando si parte con aspettative così alte, la realtà non è esattamente come ce la si figura ma è certamente vero che la combinazione di un buon gestionale con un inventory management ben fatto anche al di “fuori” del software porta notevoli vantaggi.

In estrema sintesi la gestione magazzino per uno studio dentistico è fatta soprattutto di materiali di consumo che entrano (non ci sono ovviamente solo questi ma costituiscono la maggior parte dei movimenti) e che “escono” quando vengono usati durante i trattamenti. Altrettanto in estrema sintesi, lo scopo ultimo della gestione magazzino è raggiungere la giacenza ideale di ciascun prodotto, ossia quella per cui è sempre disponibile quando serve ma non è mai presente in quantità eccessive da rappresentare uno spreco (per i materiali con scadenza che si devono poi smaltire) o una inutile immobilizzazione di capitali.

Descrivere l’obiettivo è semplice, raggiungerlo lo è molto meno. Il contributo che può dare il gestionale è duplice: da un lato semplificare al massimo le operazioni di gestione in modo che la probabilità di errore sia ridotta al minimo, dall’altro automatizzare alcune operazioni per avere una maggiore precisione nella generazione dei movimenti di magazzino. In una realtà di tipo medico due funzioni hanno particolare importanza: lo scarico automatico dei materiali e la gestione delle scadenze.

Lo scarico automatico è possibile perché il gestionale di studio sa quali trattamenti vengono eseguiti e ne deriva quindi il calcolo esatto dei materiali impiegati. Con questa informazione può eseguire uno scarico automatico preciso e dare quindi una indicazione sempre corretta e in tempo (quasi) reale della disponibilità rimanente. La gestione delle scadenze è una funzione chiave per ottimizzare le spese di magazzino: deve fare in modo che non ci siano materiali che restino inutilizzati oltre la loro scadenza, segnalando chiaramente a chi si occupa del magazzino che i materiali si stanno avvicinano a “fine vita”.

Non è solo “logistica”

Ovviamente non c’è solo questo nella gestione del magazzino. Tutte le informazioni associate (anagrafica fornitori, anagrafica prodotti, ordini, fatture, listini, sconti e via dicendo) devono essere memorizzate e rese disponibili quando necessario in maniera il più possibile automatica. È anche molto utile avere funzioni di elaborazione statistica sul consumo dei materiali, in modo che lo studio possa rendersi sempre costo di cosa usa di più. Informazione, questa, che serve a ottimizzare ulteriormente gli investimenti in acquisti.

Infine, la parte magazzino di un gestionale efficace deve curare anche la gestione delle attrezzature. Il loro “ciclo di vita” non è ovviamente così breve come quello dei materiali di consumo e non è quindi un punto critico. L’aspetto da considerare in questo senso riguarda tutte le operazioni di manutenzione, taratura, sterilizzazione e quant’altro sia necessario al buon funzionamento delle attrezzature stesse. La gestione magazzino diventa quindi un “diario di bordo” delle operazioni collegate alle attrezzature di studio e deve garantire che esse siano eseguite nei tempi opportuni.

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