Invio dei dati di spesa sanitaria: tutte le regole

II dentisti singoli e associati, le strutture autorizzate per l’erogazione dei servizi sanitari non accreditate e gli igienisti dentali sono periodicamente alle prese con l’adempimento, disposto dal decreto legislativo 21 novembre 2014 nr. 175, che impone a determinati soggetti di fornire all’Agenzia delle entrate i dati necessari alla preparazione della dichiarazione dei redditi “precompilata” delle persone fisiche. Per quanto riguarda le spese sanitarie, i soggetti obbligati adempiono inviando al Sistema tessera sanitaria (STS) per via telematica i dati relativi alle prestazioni che hanno erogato nell’anno. Omettere l’invio dei dati o effettuarlo in modo errato mette a rischio di sanzioni pesanti, è dunque opportuno conoscerne meglio i principali aspetti.

Come inviare i dati

È possibile effettuare in proprio l’invio o delegare un intermediario abilitato. In questo ultimo caso, la delega va inserita all’interno dell’area riservata all’operatore sanitario o alla struttura del sito Progetto tessera sanitaria. Si può inviare ogni singolo documento di spesa, e solo in tale caso si può utilizzare il sito Internet Progetto tessera sanitaria, oppure raggruppando i dati di più documenti in un unico file; in tal caso si dovrà procedere con appositi programmi, quali i gestionali odontoiatrici o i programmi degli intermediari delegati. Il raggruppamento dei singoli file può avvenire assiemando i file xml che il programma di fatturazione dello studio di solito genera a ogni singola fattura. A seguito di ogni invio dei dati di uno più documenti, il sistema rende una ricevuta, che va conservata. In presenza di errori, la ricevuta segnalerà l’anomalia e si dovrà procedere alla sua correzione entro cinque giorni successivi alla scadenza.

Le scadenze

Non è prevista una scadenza per l’invio del singolo documento, ma è in dirittura d’arrivo una decisione normativa che manderà “a regime” la doppia scadenza annuale semestrale entro cui i dati di tutti i singoli documenti dovranno essere stati inviati. Si tratta dell’art. 12 del decreto attuativo della “delega fiscale” che riguarda la “semplificazione delle norme in materia di adempimenti tributari”. Si dovrà dunque aver completato l’invio dei dati di tutti i documenti relativi alle spese che i pazienti hanno sostenuto in un semestre solare entro le date che saranno fissate da appositi provvedimenti del Ministero dell’economia e finanze. Per il secondo semestre del 2023, questo termine è il 31 gennaio 2024.

Quali dati inviare

I dati da inviare sono quelli dei “documenti fiscali”: le fatture emesse nei confronti di persone fisiche “private”. Sono esclusi la descrizione dettagliata delle prestazioni effettuate e i dati anagrafici del paziente. Si devono inviare solo se al documento corrisponde un effettivo incasso, totale o parziale, altrimenti quel documento è da “tenere nel cassetto” fino a quando non sarà pagato, anche solo in parte. Poiché vige il “principio di cassa”, per il quale la fattura dei professionisti deve essere emessa a seguito di un incasso, in gran parte dei casi la data del documento corrisponderà alla data del pagamento. Può capitare di emettere una fattura senza avere già incassato. Tali fatture, finché rimarranno senza incasso, non saranno da inviare a STS.

La spesa per il bollo

Se in una fattura soggetta all’imposta di bollo risultasse l’addebito della stessa a carico del cliente, l’importo del bollo può essere incluso nell’importo del pagamento senza alcuna ulteriore distinzione, in quanto si tratta di una spesa accessoria alla prestazione medica e pertanto detraibile ai fini della dichiarazione dei redditi del cliente.

Alcuni programmi separano la spesa per il bollo da quella per le prestazioni, ma si tratta di un accorgimento inutile ai fini dell’adempimento, che genera la necessità di un inserimento aggiuntivo nel caso si utilizzasse il sito Internet di STS per l’invio singolo dei dati. Alcuni indicano l’esigenza di inserire, per la sola spesa del bollo, e solo qualora la si chieda a rimborso al cliente, un diverso codice di “natura Iva” rispetto a quello che attesta l’esenzione dall’Iva della prestazione medica. Tale distinzione, oltre a richiedere l’inserimento aggiuntivo menzionato, va considerata incoerente con la natura fiscale del recupero della spesa per il bollo, perciò da evitare. Si manterrà anche per il bollo, qualora si decidesse di tenerne separato l’inserimento da quello della spesa per le prestazioni, il codice Iva dell’esenzione.

Incassi anticipati e frazionati

Come anticipato, nei dati da inviare sono presenti due date: quella dell’incasso e quella del documento. In gran parte dei casi queste due date coincidono, con eccezioni. Ad esempio, quando la data di emissione della fattura è successiva a quella dell’incasso. È possibile, infatti, emettere la fattura entro dodici giorni dalla data dell’incasso: in tal caso si dovrà informare il sistema flaggando la casella del “pagamento anticipato”, altrimenti non sarà possibile proseguire con l’invio.

Un altro caso di non coincidenza delle due date riguarda la situazione inversa: è la data dell’incasso a essere maggiore di quella del documento. Ciò si verifica quando chi paga la fattura non è il paziente (o solo lui) ma un Ente convenzionato che pagherà, di norma, dopo che la fattura è già stata emessa, magari nell’anno successivo a quello della data della fattura. In questo ultimo caso, l’invio dei dati del documento, con l’importo incassato, andrà effettuato nell’anno dell’incasso e in quello di emissione del documento. Nel caso dei convenzionamenti “diretti”, dove una fattura intestata al paziente è pagata in parte da questi e in parte dall’Ente convenzionato, si dovranno effettuare due invii separati con i dati dello stesso documento. Ogni volta che un documento è pagato in modo “frazionato”, si dovrà avere l’accortezza, nell’invio successivo al primo, di aggiungere al numero del documento (dato richiesto dal STS) un suffisso a scelta, ad esempio una lettera, altrimenti non sarà possibile proseguire con l’invio. L’inserimento dei rimborsi

Un elemento che può generare qualche incertezza applicativa è quello dell’invio dei dati dei “rimborsi”, le somme di denaro che si restituiscono ai pazienti per differenze dovute a “prestazioni non erogate o solo parzialmente erogate”, così definiti dall’art. 1 del Decreto del Ministero dell’economia e finanze del 31 luglio 2015. Si tratta di rimborsare pagamenti che i pazienti hanno già effettuato e già fatturati. È verosimile pensare che si tratti dei casi per i quali sia stato concordato, con il paziente, il pagamento anticipato delle prestazioni. Al momento dell’inserimento dei dati della restituzione, il sistema va informato che l’operazione è un “rimborso”. Il sistema, si aspetterà comunque, oltre alla data della materiale corresponsione della somma al paziente, anche una data del documento, la cosiddetta “nota di credito” o similari: le due date devono coincidere, altrimenti non sarà possibile proseguire con l’invio.

Sanzioni e rimedi

Le irregolarità connesse all’obbligo di invio dei dati delle spese sanitarie al STS sono di tre tipi: l’omissione dell’invio, l’invio tardivo e quello errato. Ognuna delle tre irregolarità è sanzionata allo stesso modo: 100 euro per ogni singola comunicazione omessa, tardiva o errata, fino a un massimo di 50.000 euro. Considerato l’elevato numero di fatture che si vedono emettere in molti studi, magari per importi inferiori a questa sanzione, risulta evidente come si debba fare il possibile per evitare le irregolarità, sia che si provveda direttamente all’invio dei dati, sia che lo stesso sia affidato a un intermediario. La sanzione è peraltro attenuata, ossia ridotta a un terzo con un massimo di 20.000 euro, se la comunicazione è correttamente trasmessa entro 60 giorni dalla prevista scadenza. L’omissione o l’errore nell’invio comporta, oltre alla sanzione diretta, anche una sorta di sanzione indiretta, in quanto il cliente dello studio si ritroverebbe nella sua dichiarazione precompilata un dato non conforme con la spesa sostenuta o perfino mancante, trovandosi nella necessità di modificare la dichiarazione. La conseguenza è non solo la perdita dall’esenzione dai controlli formali sui documenti di spesa, ma anche l’esposizione proprio a questo tipo di controllo, come stabilito dall’art. 5 del decreto istitutivo dell’obbligo esaminato in questo articolo.

Occorre infine sapere che con l’adesione, a pagamento, alle sanatorie delle “irregolarità formali” che periodicamente sono proposte ai contribuenti dal Governo, sono sanabili l’omissione e la tardività, ma non gli errori.

Entro il 31 gennaio va completato l’invio telematico all’Agenzia delle entrate dei dati di tutti i documenti relativi alle spese che i pazienti hanno sostenuto nell’ultimo semestre del 2023. La guida utile per procedere in modo corretto

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