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Tra frenate, cambi di passo e accelerazioni, la dematerializzazione in campo Sanità e Pubblica Amministrazione in generale sta andando avanti. Non troppo velocemente, se consideriamo che alla fine la norma di riferimento è in buona parte ancora il “vecchio” CAD (Codice per l’Amministrazione Digitale) che debuttò nel 2005 ed è stato poi modificato nel 2010. C’è poi una lunga serie di norme e leggi che riguardano aspetti particolari della Sanità digitale: dalla cartella clinica al fascicolo sanitario, dalla ricetta virtuale ai referti online passando per le più trasversali PEC e firma digitale.

Non tutto ovviamente interessa la gestione dello studio dentistico, ma di alcuni aspetti introdotti man mano dalle normative bisogna comunque tenere conto.

Il primo grande ambito di dematerializzazione è l’equiparazione della firma grafometrica a quella olografa. Questo permette di sostituire la firma fisica su documenti cartacei con la “raccolta” della firma grafometrica attraverso una specifica tavoletta grafica. La firma grafometrica infatti non è solo la digitalizzazione della firma intesa come tracciato, ma una vera e propria registrazione digitale di come si firma: la velocità del tratto, l’intensità della pressione, ovviamente anche la “linea” della firma.

I dati della firma vengono associati solo allo specifico documento firmato, vengono infatti cifrati in modo che la firma non possa essere replicata su altri. Con queste premesse il CAD equipara la firma grafometrica anche alla firma digitale vecchio stile, quella con smart card.

La firma grafometrica consente di non stampare più molti documenti, ma questo non vuol dire che essi non debbano essere conservati. L’altro grande ambito della dematerializzazione è infatti la conservazione dei documenti, già nati come digitali o convertiti in formato digitale, secondo le norme di legge.

La cosiddetta conservazione sostitutiva non è semplicemente la memorizzazione dei file dei documenti in maniera sicura. Deve seguire passi ben precisi perché venga riconosciuta una equivalenza legale tra documento fisico e sua versione digitale, in particolare è necessario che il documento digitale sia “bloccato” una volta per tutte mediante firma digitale e marca temporale. Fatture, referti, consensi, esami, anamnesi, immagini diagnostiche, semplici email… La conservazione sostitutiva è possibile e spesso obbligatoria per vari tipi di documenti e viene eseguita da aziende specializzate.

La dematerializzazione talvolta riguarda lo studio dentistico anche se in realtà a beneficiarne è anche il paziente. È il caso della comunicazione al Sistema Tessera Sanitaria dei dati relativi alle spese sanitarie sostenute dai pazienti. Che ne hanno il principale vantaggio, dato che queste informazioni sono poi usate dalla Agenzia delle Entrate per elaborare la dichiarazione dei redditi precompilata (il modello 730) di ciascun contribuente.

Il ruolo del gestionale

Un software gestionale per studio dentistico gestisce direttamente alcune delle tematiche che abbiamo indicato, ad esempio la firma grafometrica, e deve potersi collegare con i servizi esterni che gestiscono invece aspetti che non cura direttamente, come la conservazione sostitutiva. L’apertura verso l’esterno può variare da soluzione a soluzione ma deve esserci.

Alcune (poche, in realtà) operazioni di esportazione dati possono anche essere eseguite anche manualmente dal personale di studio, ma questo è il modo migliore per introdurre errori e per non sfruttare appieno i vantaggi della dematerializzazione.

L’eliminazione dell’archivio cartaceo costituisce per lo studio odontoiatrico un enorme risparmio di costi: dai costi materiali (carta, toner, stampante, elettricità), agli spazi per l’archiviazione, al tempo dedicato alla gestione e alla ricerca dei documenti. Il passaggio ad un archivio completamente digitale, custodito in apposite server farm certificate, garantisce anche in ogni momento l’integrità e la salvaguardia dei documenti dello studio.

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