Case history: come ottimizzare il 95% delle attività dello studio odontoiatrico con XDENT

Cosa accade quando un piccolo studio dentistico comincia ad espandersi e le soluzioni tecnologiche che ha usato fino a quel momento non sono più in grado di supportarlo efficacemente? Che il progetto di crescita rallenta e i profitti stentano a decollare.

Lo Studio Odontoiatrico Associato dei dottori Mario Sacco e Francesco Sacco si è trovato proprio in questa situazione: quali problemi, collegati alla crescita dell’attività, ha dovuto affrontare? E quali soluzioni sono risultate le più valide per sostenere la sua evoluzione?

Lo scopriamo in questa interessante case history, che mostra come la chiave per la crescita di uno studio odontoiatrico risieda nella digitalizzazione e informatizzazione dei suoi processi e che lo strumento giusto può, effettivamente, fare la differenza.

Lo studio dentistico Sacco

Lo Studio Odontoiatrico Associato Sacco nasce a Fuscaldo, in provincia di Cosenza, dall’unione e dalla professionalità di Mario e Francesco Sacco, innanzitutto fratelli e poi fondatori di quello che ormai è diventato un vero punto di riferimento per le cure dentali.

Il team dello Studio Sacco

Dopo il conseguimento della laurea specialistica in Odontoiatria e Protesi Dentaria presso l’Università degli Studi di Siena e dopo aver entrambi continuato il proprio percorso di formazione e specializzazione in Italia e all’estero, hanno deciso di mettere in atto le proprie conoscenze e professionalità nella loro terra d’origine, creando uno studio che è ormai una realtà ben inserita nel tessuto territoriale calabrese e ancora in fase di espansione, che può contare oggi su molti pazienti soddisfatti a partire dai 3 anni di età in su.

Lo Studio dei dottori Sacco offre ai pazienti un’ampia gamma di servizi dentistici specialistici, riuscendo, nell’attività quotidiana, a coprire tutte le branche dell’odontoiatria. È anche questo che permette ai dottori Sacco di essere particolarmente apprezzati da pazienti di tutte le età che si affidano a loro con grande fiducia, altresì nella gestione delle emergenze.

Le necessità e gli obiettivi 

Con un’attività ben avviata e una volontà di migliorare costantemente servizi e qualità offerti, le necessità dello Studio Sacco erano principalmente:

  • Integrare e archiviare in modo efficace i dati dei pazienti.
  • Tenere sotto controllo dati e determinati KPI sull’andamento dello studio.
  • Dare priorità alla gestione dello studio e in particolare alla sala d’attesa.
  • Informatizzare e digitalizzare i processi per agevolare le attività.

In vista di un volume di business in crescita, gli obiettivi che lo Studio Sacco si proponeva di raggiungere attraverso un software per dentisti erano:

  • Rendere più efficiente il lavoro di segreteria – In fase di accettazione dei pazienti, nella gestione degli appuntamenti e nel controllo dei pagamenti le assistenti di studio impiegavano circa il 65% del tempo lavorativo giornaliero solo in attività amministrative e burocratiche; tempi che in caso di nuovo paziente, quindi di creazione di nuova anagrafica e compilazione di tutti i consensi necessari, si dilatava ulteriormente.
  • Ottimizzare i tempi in zona clinica – Compilare l’anamnesi del paziente, soprattutto in occasione di prima visita, compilare la cartella clinica con relativo piano di trattamento dovendo far affidamento su supporti cartacei e non organizzati poteva richiedere molto tempo, anche più della metà del tempo di visita. Una immediata visualizzazione del piano di cura e delle radiografie, potevano consentire all’operatore di ottimizzare fino al 70% i tempi della seduta.
  • Migliorare la comunicazione con il paziente – Necessario era avere un sistema automatizzato anche per i reminder per i pazienti che consentisse di ridurre drasticamente gli appuntamenti saltati di circa il 40%.

La principale problematica riscontrata dallo Studio Sacco

Lo Studio Sacco è una realtà con un volume in crescita di pazienti, che punta a garantire sempre un’esperienza impeccabile, sia dal punto di vista dei trattamenti che dell’attenzione al cliente, focalizzandosi anche su accoglienza, disponibilità e cortesia.

Prima che lo studio fosse digitalizzato era molto più complicato gestire i flussi della clientela, già al momento della prenotazione della prima visita fino al completamento delle cure e dei pagamenti, con inevitabili perdite di tempo e aumenti di costi che potevano aggirarsi anche intorno al 30% in più. Il tutto portava alla percezione di avere profitti minori e ad essere insoddisfatti della gestione dell’attività e rischiando che questo potesse avere ripercussioni sul grado di soddisfazione dei pazienti.

Le prime soluzioni testate e il cambiamento con XDENT

Consapevole dell'importanza di digitalizzare i propri processi, lo studio si era inizialmente affidato a un gestionale che ottimizzava solo alcuni flussi di lavoro. Il software per dentisti adottato, quindi, è risultato rapidamente obsoleto, certamente in controtendenza alla necessità di elaborare e ordinare volumi di dati che di anno in anno crescevano di un significativo 20%. La vera svolta per lo studio è stata proprio liberarsi del vecchio gestionale e passare a XDENT.

XDENT è infatti il software gestionale per dentisti perfetto per tutti gli studi e centri odontoiatrici, sia di piccole dimensioni sia in crescita come nel caso dello Studio Sacco, che utilizza XDENT dal 2014, di fatto riuscendo a ottimizzare oltre il 95% delle attività complessive e riducendo drasticamente i margini di errore nell’inserimento ed elaborazione dei dati. In questo è stata significativa l’adozione della Dashboard di XDENT, ad esempio, sviluppata come un vero e proprio cruscotto interattivo per tutte le attività, con un accesso semplificato a tutte le informazioni e una visualizzazione rapida di tutti i dati, sia singoli che aggregati.

La Dashboard di XDENT

I dottori Mario e Francesco Sacco hanno infatti deciso di affidarsi a XDENT perché l’unico gestionale sul mercato considerato in grado di soddisfare tutte le loro esigenze di anno in anno sempre più complesse. In questi anni, infatti, lo studio ha raddoppiato il proprio volume di business e XDENT lo ha seguito passo passo in questa crescita.

Tutto ciò è stato possibile grazie alle numerose funzionalità del software, tra le quali spiccano:

  • il planner di appuntamenti personalizzabile e di facile consultazione;
  • la scheda paziente digitale, completa di piani di cura, anamnesi, documenti, immagini, prescrizioni, preventivi e tutte le altre informazioni utili sul paziente;
  • l’app XINFO per comunicare rapidamente con i pazienti e fornire la migliore assistenza possibile;
  • la chat XChat, che semplifica la comunicazione tra gli operatori;
  • la firma grafometrica, per digitalizzare tutti i documenti del paziente nella massima sicurezza e trasparenza;
  • uno strumento di acquisizione, archiviazione e ricerca delle immagini diagnostiche (che gode della certificazione MDR);
  • la soluzione Fattura Semplice per l’invio delle spese al Sistema Tessera Sanitaria e gestione di tutta la fatturazione elettronica in modo illimitato.

Un altro punto di forza di una soluzione come XDENT è che tutti i dati delle cliniche e dei pazienti, così come il planning degli appuntamenti, possono essere consultati da qualunque dispositivo, anche in mobilità, e sempre con la massima sicurezza (grazie ai sistemi crittografici di ultima generazione integrati).

“L'introduzione di XDENT è stata più che mai significativa per il nostro studio dentistico, ha reso più veloci i flussi di lavoro e ridotto materialmente i costi grazie all'acquisizione digitale degli esami radiografici e alla firma grafometrica. Inoltre, siamo rimasti molto soddisfatti dall’attenzione che XDENT ha avuto per noi sin dall’inizio, con la competenza e puntualità di Salvatore Castellana, nostro consulente di zona, e Corrado Filippo della Revello, il supporto professionale e sempre cortese di Carmelo Simonetti che continuano a seguirci passo dopo passo”, confermano i dottori Sacco.

Conclusioni

Lo Studio Sacco era alla ricerca di una soluzione che gli consentisse di ottimizzare i flussi di lavoro, risparmiare i tempi e i costi delle varie attività di gestione e che fosse in grado di raccogliere e ordinare tutte le informazioni sul paziente in modo sicuro e accessibile da qualunque postazione.

Le prime soluzioni testate si dimostrarono rapidamente poco adatte a sostenere in modo efficace il volume di dati di uno studio dentistico in crescita e con un personale di studio preparato come, appunto, lo Studio Sacco. L’attenzione virò, quindi, su un gestionale più potente che potesse offrire più funzionalità integrate e un sistema per gestire il tutto in modo centralizzato. Quella soluzione era XDENT.

Salvatore Castellana, consulente commerciale XDENT per Calabria, Campania e Sicilia Orientale

“Noi di XDENT, grazie all’esperienza e alla presenza sul territorio consolidata attraverso partner specializzati come S.I. Soluzioni Informatiche di Carmelo Simonetti, siamo riusciti subito a focalizzarci sulle esigenze impellenti dello Studio Sacco. Con i dottori e tutto lo staff di studio abbiamo intrapreso un vero percorso che ci ha consentito di costruire su di loro la migliore versione per loro del nostro gestionale, con risultati subito visibili”, conferma Salvatore Castellana, consulente commerciale XDENT per Calabria, Campania e Sicilia Orientale.

In termini di ottimizzazione delle attività dello studio, i risultati sono stati immediati: riduzione del tempo di gestione del paziente in accettazione di ben 20 minuti in media a paziente; 100% di dematerializzazione delle operazioni documentali con conseguente risparmio del 40% in termini di costi vivi ( se si considerano carta, toner e materiale vario di archiviazione); incremento del 35% del tasso di conferma appuntamenti grazie all’utilizzo combinato dell’app Xinfo e SMS automatici con conseguente aumento del 55% di interazione dei pazienti con lo studio. Naturalmente i risvolti sono stati positivi anche sulla redditività dello studio, che vede di anno in anno un incremento del fatturato del 20% e ora può assistere un maggior numero di pazienti senza perdere in qualità del servizio, anzi concentrandosi proprio su una migliore esperienza possibile per il paziente.

 

Case history: come ottimizzare il 95% delle attività dello studio odontoiatrico con XDENT - Ultima modifica: 2022-07-21T17:45:56+00:00 da Redazione

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