L’anno inizia bene con il budget di cassa

Formulare un obiettivo di cassa è alla portata di chiunque, anche se privo di preparazione in materia contabile e gestionale. Basta un minimo di tempo a disposizione per cercare tutte le informazioni che servono. In questo articolo forniremo alcuni suggerimenti, con esempi pratici, per costruire il budget di cassa annuale con il foglio elettronico.

L’obiettivo di fatturato

Per quanto riguarda la previsione annuale del fatturato, suggeriamo una metodologia basata sulla stima del compenso medio che potenzialmente un operatore dello studio odontoiatrico potrebbe generare nel corso dell’anno. Si tratterà poi di suddividere questo compenso per i vari mesi, tenendo conto dei periodi di chiusura. L’esempio proposto nella Tabella 1 aiuterà a spiegare il metodo: va utilizzato per ogni operatore dello studio odontoiatrico che può generare fatturato; l’obiettivo annuale si ottiene sommando tutti gli obiettivi dei singoli operatori; le ore di presenza settimanali possono essere determinate in media se la presenza non è la stessa per tutte le settimane; la produttività attesa è una riduzione della produttività potenziale causata da vari motivi, per esempio tempi morti e svolgimento di attività non direttamente produttive; per individuare il fatturato orario medio per ciascun operatore si può iniziare prendendo come riferimento quello dell’anno precedente. Lo schema, trasferito sul foglio elettronico, si presta a varie simulazioni, per esempio l’effetto sul risultato finale delle variazioni del fatturato orario medio, della produttività. La stima del fatturato annuale da raggiungere si inserisce nello schema del budget di cassa come obiettivo da raggiungere per le entrate. Già al momento della sua formulazione è possibile, disponendo della previsione delle uscite, capire se l’anno si presenta “coperto” o se sono necessari aggiustamenti nei prezzi, nella produttività o in entrambi gli elementi che determinano il fatturato, oppure se le spese in programma vanno ridimensionate, eventualmente simulandone aumenti o diminuzioni con lo stesso schema utilizzato per il budget.

Prevedere le uscite

Per quanto riguarda gli importi da considerare nella previsione, le fonti su cui lavorare sono i movimenti bancari, magari ricavati in formato foglio elettronico dal sito della banca, e la contabilità tenuta internamente, se presente, riferiti entrambi all’anno precedente. Questo consiglio è utile perché gran parte delle spese di uno studio dentistico tende a ripetersi. Quelle meno ripetitive riguardano le forniture, i laboratori, i collaboratori, le cosiddette “spese variabili”, che proprio a causa della loro variabilità, collegata al volume e alla tipologia delle prestazioni eseguite, possono differire da un anno all’altro. Per questo tipo di spese è possibile fare riferimento all’anno precedente, nei vari mesi, oppure inserire una media. Non servono particolari ragionamenti, basta considerare le pure uscite di denaro. Per costruire questo prospetto con il foglio elettronico, conviene prima creare l’elenco dei motivi di spesa e inserirlo nella colonna più a sinistra. Le motivazioni delle uscite possono essere ricavate dai prospetti che in genere i commercialisti consegnano periodicamente; in tal modo si avrebbe la possibilità di effettuare confronti fra quanto previsto e quanto poi il commercialista ha registrato. In alternativa, si può costruire un elenco delle motivazioni di spese più significative. Nello schema di foglio elettronico per la previsione di cassa proposto, si vede un possibile elenco di motivi di uscita applicabile alle attività odontoiatriche.

Previsioni positive

Una volta raccolte le previsioni di entrate e uscite, esse vanno contrapposte per ottenere i flussi di cassa mensili previsti. Se risulteranno positivi, significa che si prevedono entrate superiori alle uscite, e viceversa. È utile, via via che passano i mesi, confrontare la previsione con quanto si verifica effettivamente, magari predisponendo un collegamento diretto fra il software contabile eventualmente utilizzato e il prospetto del budget di cassa. È consigliato predisporre, nello schema su foglio elettronico, una colonna in cui inserire l’accumulo delle previsioni e degli effettivi, in modo da avere un vero e proprio stato di avanzamento in tempo reale. Si propone, nella Tabella 2 uno schema esemplificativo da replicare su foglio elettronico per ogni mese dell’anno. Disporre a inizio anno di un obiettivo di cassa articolato per 12 mesi, significa partire con il piede giusto sul piano amministrativo. La creazione del budget si può considerare, senza esagerazioni, il massimo livello esprimibile in fatto di azioni rivolte alla direzione aziendale, cioè al management. E in effetti il compito supremo di un manager è proprio quello di fissare obiettivi e verificarne il grado di raggiungimento.
L’obiettivo di cassa o budget annuale è uno strumento di grande utilità anche per gli studi professionali di piccola dimensione. Consiste nel pianificare la copertura delle uscite con le entrate e di organizzarsi per avere, possibilmente, un avanzo delle ultime. Si rivela uno strumento importante soprattutto nei periodi di crisi, quando diventa aleatorio programmare ambiziosi piani di sviluppo, mentre ciò che conta è riuscire a sostenere le spese

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