La strumentazione: scelta, gestione e miglioramento

Preparazione strumenti per un intervento di chirurgia resettiva

Gli strumenti utilizzati nelle procedure in uno studio odontoiatrico devono essere correttamente selezionati, organizzati, preparati, utilizzati, riposti o dismessi, disinfettati e sterilizzati e, azione importante quanto ognuna delle precedenti, manutenuti. È normale che un professionista incontri quotidianamente piccole non conformità che causano perdite di tempo, energia e reputazione: alcuni strumenti non sono disponibili perché ancora occupati dal ciclo di sterilizzazione, alcuni sono troppo usurati e provocano rallentamenti, di altri sono terminate le scorte o non sono delle dimensioni compatibili con l’apertura orale dello specifico paziente… Ma andiamo con ordine e partiamo dalla scelta, che è il primo passo della gestione della strumentazione in Qualità.

La scelta

L’adeguatezza della strumentazione è garantita da una scelta oculata dell’odontoiatra, che si basa su competenze personali, aggiornamenti professionali, informazioni raccolte dalle riviste di settore o dagli stessi rappresentati delle aziende produttrici. Definire con chiarezza le caratteristiche che si richiedono allo strumento da acquistare, valutarne la relativa importanza e soppesare con attenzione le diverse alternative consente di prendere la decisione giusta, che concorrerà alla qualità dei trattamenti al paziente – efficacia – ma anche alla buona gestione – efficienza – dello studio. Tra gli strumenti che suggerisce la Qualità, applicabili ai casi più importanti, ci viene in aiuto la matrice delle decisioni (Tabella 1), che con pochi, semplici passi aiuta a evidenziare i criteri di scelta, a soppesarli per importanza e a valutare quanto le opzioni che stiamo considerando rispondano ai requisiti. Tra i criteri di scelta si possono considerare la facilità d’uso, le prestazioni, la compatibilità con strumenti già in dotazione allo studio, il prezzo o la qualità del servizio offerto dal rivenditore. Seguiamo l’esempio della tabella: le prestazioni e la facilità di uso sono considerati molto importanti (voto 5 e 4), mentre si giudicano meno importanti il prezzo (voto 2) e la compatibilità con la strumentazione di studio; il modello A è molto facile da usare (voto 5), ma ha prestazioni non ottimali (voto 2), mentre il modello B è difficile da usare (voto 1), ma ha prestazioni discretamente buone (voto 4). Per il modello A dunque la valutazione di quanto risponde al primo criterio – prestazioni – sarà 10 (5×2) e la somma complessiva delle valutazioni 58. Ora è semplice individuare il modello che risponde meglio alle esigenze, è quello con la più alta valutazione pesata sui criteri.

La matrice delle decisioni è un metodo per portare a evidenza in modo quantitativo le stime che di solito facciamo d’istinto. Così la scelta resta – oltre che guidata in modo logico e rigoroso – anche documentata per un prossimo analogo acquisto, per la ricostruzione del percorso di decisione o anche per una eventuale revisione di pesi e criteri, se la decisione suggerita dal metodo non ci trova completamente convinti.

I controlli iniziali

Per le apparecchiature più importanti, sarà ovviamente necessaria l’installazione da parte di personale esperto, che ne verificherà il funzionamento corretto prima che siano utilizzate per i pazienti. Per gli altri strumenti, all’atto della ricezione si controllano gli aspetti amministrativi (documento di trasporto, corrispondenza dei codici con quanto ordinato) e si verificano pochi ma essenziali aspetti tecnici.
La gestione in Qualità richiede che i controlli in ingresso siano registrati, specialmente se si riscontrano anomalie da correggere.
A questo scopo possiamo inaugurare il Registro della strumentazione, che può essere un banale foglio Excel, nel quale annotare le caratteristiche di ogni strumento, i controlli effettuati in ingresso e gli eventuali interventi.

La gestione

Per la gestione, possiamo classificare la strumentazione innanzitutto tra apparecchiature elettromedicali e strumenti.
Le apparecchiature elettromedicali sono soggette a stringente regolamentazione di sicurezza e quindi dovrebbero essere già gestite con rigore, per esempio annotando nel Registro della strumentazione, i riferimenti per la manutenzione ordinaria – con la relativa programmazione – e straordinaria – con registrazione di eventuali guasti, causa e data. Queste informazioni sono molto utili per valutare su base certa l’affidabilità delle apparecchiature. Possiamo poi distinguere gli strumenti tra quelli che non richiedono manutenzione (manici, strumenti di base, pinze …) e quelli che la richiedono (sterilizzatrice, curette, strumenti di chirurgia non monouso …). Per questi ultimi è consigliabile trascrivere nel Registro della strumentazione la pianificazione degli interventi, siano essi eseguiti dal personale di studio o da esterni. In alternativa, si possono utilizzare – dove possibile – targhette adesive o cartellini, con almeno l’ultima data di manutenzione e la data prevista per la successiva. L’uso di un programma gestionale di studio o del calendario di Google può aiutare generando automaticamente notifiche all’approssimarsi delle scadenze.

Creare e utilizzare una checklist è un’operazione semplice e dalle enormi potenzialità, che è implicitamente molto vicina all’esperienza di chi si avvale di protocolli clinici. È infatti tipico di ogni protocollo presentare una serie di operazioni o di valutazioni in modo ordinato: possibili checklist potrebbero essere l’elenco dei controlli necessari per la manutenzione o la sanificazione di una macchina oppure l’elenco degli strumenti da preparare per un intervento. Una checklist è una lista di punti da valutare secondo l’ordine in cui vengono stilati, avente la funzione di raccogliere tutti i più importanti aspetti da considerare per una specifica operazione. Questo strumento non sostituisce certamente il medico, quasi robotizzando la pratica odontoiatrica, ma anzi ha numerosi vantaggi che incidono sulla qualità delle prestazioni erogate. Stilare una checklist è un utile esercizio di sintesi che trasferisce la nostra conoscenza condensandone i punti critici in un documento di utilità quotidiana: innanzitutto alleggerisce la nostra memoria a breve termine, ma non da meno può essere l’elemento centrale della comunicazione con i nostri collaboratori. Per esempio, l’odontoiatra può creare una checklist per le assistenti, allo scopo di guidare la preparazione di un intervento e controllare ogni operazione preliminare senza dimenticanze.

Come utilizzare la Matrice delle decisioni: definire i criteri di scelta (arancio) e attribuirvi un voto (colonna “Peso”) da 1 a 5 secondo l’importanza che rivestono. Nelle colonne (verde) inserire le opzioni, cioè i modelli alternativi tra cui si deve scegliere. Nella colonna “Giudizio” si valuta da 1 a 5 come ogni opzione risponde a ciascun criterio. Nelle colonne “Risultato” va il prodotto tra l’importanza del criterio (“Peso”) e la rispondenza al criterio della singola opzione (“Giudizio”) e nell’ultima riga la somma di tutti i valori ottenuti per ciascuna opzione.

Si può applicare la tecnica delle 5 S (di cui abbiamo accennato nella scorsa puntata) ai cassetti degli strumenti, ordinandoli e separandoli opportunamente in sezioni, magari imbustandoli individualmente con un codice colore per distinguerli, e soprattutto utilizzando una checklist per la creazione di vassoi preorganizzati contenenti tutti e soli gli strumenti indispensabili per un’operazione. In questo modo velocizziamo e semplifichiamo il recupero del set corretto e riduciamo le opportunità di errore. Può anche essere utile tenere presso la poltrona i ricambi: per esempio per le frese, in modo da evitare all’assistente di lasciare il lavoro per controllarne l’usura al microscopio: sarà un’azione da programmare come manutenzione e il paziente ve ne sarà grato.

Prevenzione e miglioramento

Per avere sotto controllo la strumentazione e verificarne periodicamente lo stato delle prestazioni, può essere utile definire procedure standardizzate per la gestione e la manutenzione, nelle quali siano descritte le operazioni da fare (per esempio con checklist) e qualche misura o controllo da attuare. Registrando i valori misurati e gli esiti dei controlli, avremo sotto gli occhi l’andamento delle prestazioni e potremo accorgerci di usure, decadimento delle prestazioni o insorgere di problemi, prima che abbiano un impatto più importante sulle attività di studio. Oltre ad azioni di prevenzione come questa, si possono intraprendere attività di miglioramento: c’è chi ha attuato una serie di esperimenti per determinare la dose minima di radiazioni per le radiografie, trovando un valore significativamente inferiore a quello suggerito dai produttori degli apparati, a tutto vantaggio della salute e sicurezza dei pazienti. C’è chi ha effettuato prove con diverse modalità e prodotti di sanitizzazione per identificare la procedura con i migliori risultati in termini di igiene e durata del trattamento. In tutti i casi, è importante identificare quali sono i parametri e le condizioni da tenere sotto controllo durante le prove e trascriverli ordinatamente insieme ai risultati. Sarà così possibile ricostruire quanto fatto e comprenderne tutte le implicazioni. Sembra un suggerimento banale, ma a volte gli stessi ricercatori scientifici – per i quali queste procedure dovrebbero essere pane quotidiano – cadono nella trappola di registrare solo parzialmente condizioni e risultati.

Antonella Lanati, Andrea Turcato, Andrea Brusoni

La strumentazione: scelta, gestione e miglioramento - Ultima modifica: 2018-09-03T11:29:57+00:00 da Redazione

LASCIA UN COMMENTO

Inserisci il tuo commento
Inserisci il tuo nome