Siamo abituati a considerare un software gestionale alla stregua di un prodotto come tanti altri. La cosa ha una sua logica: un software ha determinate funzioni, come le ha ad esempio un elettrodomestico, e ha un costo che, in ultima analisi, resta uno dei parametri principali nella nostra decisione di acquisto. Ma per quanto ci venga naturale, sarebbe sbagliato ragionare solo in questi termini e limitarci al semplice calcolo prezzo/funzioni al momento dell’acquisto.
E infatti, se ci pensiamo, per molti prodotti l’ottica che adottiamo è diversa e implicitamente di lungo periodo. Quando pensiamo di acquistare un’automobile non guardiamo solo a com’è e a quanto costa. Ci chiediamo anche cosa succederà in caso di guasto, che tipo di servizio saprà darci il fornitore, come procederà la manutenzione nel tempo. In sintesi, oggi l’acquisto di un prodotto che avrà per noi un lungo ciclo di vita è più una relazione con il suo fornitore che non una transazione “una tantum”.
Quando si tratta di un software gestionale l’approccio non dovrebbe essere diverso. Certo è naturale guardare prima di tutto al cartellino del prezzo e all’elenco delle funzioni offerte, ma è fondamentale anche tutto quello che c’è intorno, specie per software evoluti come quelli per la gestione di uno studio dentistico. Molti invece non si pongono le giuste domande, in particolare per quanto riguarda le attività di training, supporto e aggiornamento di cui avranno quasi certamente bisogno.
Un software gestionale per studio dentistico ben fatto cerca ad esempio di essere intuitivo nell’uso ma non può per questo accettare compromessi nelle funzioni che abilita e nelle parti dell’attività di studio che coinvolge. Per questo il medico stesso o alcuni membri del suo personale di studio potrebbero volere sessioni di formazione e training. Le modalità (in aula o a distanza, in gruppo o ad personam) e i livelli di approfondimento (complessivo o su tematiche specifiche) a cui queste possono essere erogate sono un importante elemento di distinzione tra un fornitore e un altro.
Non dimentichiamo in questo senso che molti aspetti nella digitalizzazione di uno studio dentistico non riguardano solo l’usare bene un programma ma anche capire altrettanto bene la logica che ci sta dietro, collegata a normative e best practice specifiche. Solo il produttore del software stesso può unire adeguatamente la pratica dell’utilizzo di un software alla teoria che è bene sapere per non usarlo passivamente.
Il ruolo chiave del fornitore
Il supporto tecnico riservato al software gestionale è un altro aspetto chiave. Medici e personale di uno studio non possono trasformarsi in esperti di informatica, in caso di problemi il fornitore deve poter garantire un adeguato supporto con varie modalità (e prezzi) a seconda delle difficoltà incontrate. Parte dei problemi possono essere risolti con un semplice supporto telefonico, altri richiederanno un intervento in loco oppure, se chi ha venduto il software è in grado di farlo, con sistemi di teleassistenza da remoto. È un dato di fatto che questa elasticità di intervento non è offerta da chiunque, pur risultando alla fine molto comoda per i clienti.
Altro elemento fondamentale: a differenza della maggior parte dei prodotti, un software gestionale è in evoluzione continua. Le pratiche e le normative cambiano, il software che usiamo in studio deve essere in grado di recepire questi cambiamenti in tempi brevi e possibilmente a costi certi. Anche in questo caso non è affatto scontato che il nostro fornitore riesca a garantircelo, questo però fa la differenza tra un software sempre al passo e uno che man mano mostra la corda. E, soprattutto, vanifica in parte gli investimenti che abbiamo fatto per acquistarlo.
