Un tempo bastavano un trapano, una pinza e tanta manualità. Oggi, nello studio odontoiatrico moderno, servono anche competenze gestionali, conoscenze digitali e un pizzico di spirito imprenditoriale. Insomma, il dentista del futuro deve saper curare una bocca… ma anche leggere un bilancio! La qualità clinica rimane imprescindibile, eppure non basta. Attorno al professionista ruotano front office, amministrazione, richiami e marketing: un vero ecosistema che richiede metodo, tecnologia e lavoro di squadra.
In questo scenario, la digitalizzazione non è un lusso, ma la chiave per rendere lo studio più efficiente, economico e accogliente.
Non serve essere una catena o una clinica di grandi dimensioni: anche uno studio “snello” può essere competitivo se adotta strumenti digitali ben gestiti e una visione organizzativa chiara. Il Dott. Paride Zappavigna e il suo team in un nuovo testo di recentissima pubblicazione ci accompagnano in questo percorso, fornendo strumenti pratici per trasformare la complessità gestionale in un sistema ordinato, fluido e, perché no, anche un po’ più sereno.
Perché alla fine la vera rivoluzione non è tecnologica, ma culturale: spostare il focus dalla “gestione dello studio” alla gestione del paziente, creando un’esperienza di cura efficiente, sicura e di qualità. Ne parliamo con l’autore che ci introduce nel Mondo del Clinic Manager.
Buona lettura, e che la digitalizzazione vi accompagni… senza farvi perdere il sorriso! 
Da dove cominciare per organizzare al meglio uno studio odontoiatrico?
Oggi l’odontoiatra deve conciliare tre ruoli: clinico, imprenditore e manager. Le attività extra-cliniche richiedono competenze gestionali, economiche e strategiche che non tutti desiderano sviluppare.
È quindi fondamentale scegliere in quale ambito concentrarsi e costruire un sistema di delega basato su fiducia e responsabilità condivisa.
La leadership del titolare guida e motiva il team, favorendo equilibrio tra visione d’insieme e operatività. L’efficacia nasce dalla collaborazione tra le diverse figure dello studio.
Stai per pubblicare un testo sull’organizzazione delle strutture mediche e odontoiatriche: cosa ti ha spinto a scriverlo?
Due spinte principali. Da odontoiatra, ho vissuto in prima persona le difficoltà gestionali di uno studio, via via sempre crescenti nel tempo, cercando continuamente strategie per migliorare i flussi di lavoro, soddisfare i pazienti e ridurre lo stress del team. Dall’altra parte, la mia lunga esperienza nella formazione e aggiornamento degli ASO mi ha fatto ascoltare molte testimonianze di inefficienze e dinamiche “tossiche” presenti negli studi. Da qui è nata l’esigenza di comprendere le cause profonde di queste criticità e, insieme a esperti di ambiti extra-clinici, proporre soluzioni sostenibili, etiche ed efficienti per migliorare la vita professionale di chi lavora in studio e l’esperienza di chi vi si affida come paziente.
Il Clinic Manager è una figura a cavallo tra clinica e organizzazione: quali sono i reali vantaggi per il dentista nell’averlo nello staff?
Il Clinic Manager è una figura di riferimento che gestisce e aggiorna tutta la documentazione normativa e di sicurezza dello studio, garantendo conformità e ordine. Si occupa di DVR, registri obbligatori e autorizzazioni, assicurando che tutto sia pronto in caso di controlli. In base al D.Lgs. 81/08, supporta il datore di lavoro come garante operativo della sicurezza. Mantiene i documenti aggiornati e accessibili, tutelando il team e l’ambiente di lavoro. Così consente all’odontoiatra di concentrarsi sulla clinica, libero da burocrazia e incombenze gestionali.
Come è possibile supportare realmente il dentista in tutte le incombenze burocratiche?
Il primo Clinic Manager può essere lo stesso odontoiatra, ma nella pratica è raro per mancanza di tempo e concentrazione. Serve quindi una figura di supporto che coordini organizzazione, risorse e flussi di lavoro. Oggi questo ruolo evolve dalla semplice segreteria a una vera funzione manageriale, capace di prevenire problemi e ottimizzare la produttività. Spesso le risorse interne possono assumere questo compito con la giusta formazione. Il Clinic Manager è così un investimento strategico che migliora efficienza, clima di lavoro e qualità del servizio.
Quali caratteristiche deve avere un buon gestionale dello studio?
Il software gestionale è oggi il cuore operativo dello studio odontoiatrico, integrando dati clinici, amministrativi e organizzativi in modo sicuro e tracciabile. Deve essere intuitivo, chiaro e conforme ai principi di ergonomia cognitiva, con alert che prevengono errori e mancanze. Un buon supporto tecnico e aggiornamenti costanti ne garantiscono l’efficienza nel tempo. Per il Clinic Manager è uno strumento strategico per analizzare flussi e ottimizzare processi. In sintesi, trasforma i dati in conoscenza e la conoscenza in azione.
Quali sono i vantaggi per il paziente nella digitalizzazione dello studio?
Il digitale ha rivoluzionato lo studio odontoiatrico, rendendolo più efficiente, sicuro e integrato. Tecnologie come scanner ottici, radiologia digitale e pianificazione computer-guidata migliorano diagnosi e tempi clinici, mentre agenda elettronica e sistemi gestionali ottimizzano la parte amministrativa. Per il Clinic Manager, il digitale è uno strumento di analisi e problem solving che migliora organizzazione e qualità del lavoro. Oltre all’efficienza, rappresenta una svolta culturale che valorizza la relazione con il paziente. Infine, rafforza l’immagine dello studio come moderno e affidabile.
Centri odontoiatrici e studi tradizionali: dove andremo nel futuro?
Il futuro dell’odontoiatria sarà un equilibrio tra grandi centri strutturati e studi tradizionali evoluti, uniti da tecnologia, organizzazione e visione integrata. I centri offriranno efficienza e multidisciplinarità, mentre gli studi più piccoli potranno prosperare puntando su umanità, digitalizzazione e competenze gestionali. La figura del Clinic Manager sarà il motore di questa trasformazione, traducendo la visione del dentista in processi efficaci e sicuri. A sopravvivere non sarà chi è più grande, ma chi saprà adattarsi al cambiamento. Il futuro appartiene a chi unisce etica, innovazione e centralità del paziente.
Per scrivere il testo hai coordinato molti autori: quali sono state le difficoltà più importanti che hai incontrato?
La sfida principale è stata armonizzare contributi diversi – clinici, gestionali e umanistici – in un linguaggio comune e pratico per gli odontoiatri. Il manuale nasce dall’esperienza diretta dell’autore e dalle difficoltà condivise da molti colleghi nella gestione dello studio. Coinvolge esperti di vari ambiti per definire il ruolo del Clinic Manager come figura trasversale e strategica. L’obiettivo è tradurre la complessità in chiarezza, unendo rigore e concretezza operativa. Il risultato è un dialogo interdisciplinare volto a rendere il lavoro del dentista più efficiente e sostenibile.
Tomo 1 – Customer care e comunicazione
Tomo 2 – Organizzazione e ottimizzazione di struttura
a cura di Paride Zappavigna, edito da Tecniche Nuove
