CONDIVIDI
studio dentistico

Il mancato rinnovo del contratto di affitto, la necessità  di dover ampliare o ridurre la propria attività, il desiderio di stabilirsi in una zona più strategica della città  sono solo alcuni dei motivi che inducono a predisporre  il trasferimento del proprio ambulatorio evento che, molto spesso, è causa di ansie e preoccupazioni. Per evitarle è bene individuare con la maggior precisione possibile costi e tempistiche…

Dopo aver individuato i locali idonei, appurato che non vi sono limitazioni condominiali per l’apertura di un  ambulatorio e che la destinazione d’uso è corretta, dopo aver incaricato un professionista per lo sviluppo del progetto e la realizzazione delle opere di adeguamento necessarie non rimane al professionista che organizzare il trasferimento.

Ma quali sono effettivamente i costi per il trasferimento dell’attività?

Possiamo pensare di suddividerli in cinque gruppi, che prendiamo in analisi singolarmente qui di seguito.

L’aspetto amministrativo 

I costi determinati da questa voce sono relativi all’espletamento di tutte le pratiche necessarie per la chiusura e per l’apertura della nuova sede.

Se si decide per il trasferimento della propria attività è bene sapere che dalle aziende sanitarie locali ciò viene considerato alla stregua di una nuova apertura e per questo motivo deve essere ripresentata istanza con richiesta di autorizzazione.

L’elenco della documentazione di norma è facilmente reperibile e può variare a seconda della Asl di competenza; sarà comunque difficile prescindere dalla collaborazione di qualche consulente.

Ad esempio saranno necessari: l’aggiornamento del documento della valutazione dei rischi (Rif. D.lgs 81/08), della relazione relativa alla privacy (Rif. D.lgs 30 giugno 2003 n. 196 già legge delega 127/2001 relativa al punto “ambienti nei quali viene effettuato il lavoro”) e della relazione relativa al rischio d’incendio.

Si renderà poi indispensabile l’aggiornamento di tutti i protocolli di gestione e il conseguente approntamento della documentazione per la richiesta della nuova autorizzazione sanitaria o per la presentazione della DIA.

Il trasferimento dei contratti

I contratti in essere – generici quali telefonia, energia elettrica, gas e acquedotto, tarsu e quelli propri dell’esercizio e obbligatori in virtù dell’attività svolta – saranno trasferiti e adattati alla nuova location.

Si tratta di una pluralità di adempimenti che comprende, fra gli altri, il contratto per il controllo periodico degli estintori e quello relativo allo smaltimento dei rifiuti speciali o l’eventuale contratto di noleggio, nel caso sia necessario, della poltroncina montascale.

Non si può poi trascurare la verifica sull’impianto elettrico che a sua volta include:

  •  il controllo annuale sugli interruttori  differenziali,
  • il controllo biennale sulle apparecchiature elettromedicali,
  • il controllo triennale sull’impianto di messa a terra.

Il trasloco 

Gli oneri legati al trasloco vero e proprio riguardano la fase operativa: la selezione e l’imballaggio del materiale d’uso e di consumo, nonché della documentazione gestionale e amministrativa e di tutto quanto necessario per il funzionamento stesso dell’attività.

Piccole accortezze come quella di predisporre le scatole con indicato non solo il contenuto ma anche la futura collocazione possono di molto  agevolare l’operazione di ricollocamento.

Bisognerà, inoltre, pensare di rendere operativo il trasferimento degli elettromedicali, degli arredi oltre che dei computer, del centralino telefonico…

La messa in sicurezza della vecchia sede

È opportuno evitare di lasciare nella vecchia sede le uscite dei fili di riuniti  e di altre utenze – delle quali si è provveduto allo smontaggio – scoperte  e magari ancora in tensione.

Per evitare ogni responsabilità in merito è bene occuparsi della messa in  sicurezza dell’impianto elettrico dei locali che si abbandonano.

Informare i pazienti  del trasferimento

Vi sono molti modi di procedere per comunicare all’utenza l’imminente trasferimento dell’attività: la tecnologia oggi consente di avvertire i pazienti tramite mail o sms, o se si preferisce con una spedizione via posta semplice inserendo magari l’invito all’inaugurazione; in ogni caso il trasferimento deve essere comunicato tempestivamente.

L’importanza  del crono-programma

Mi sono resa conto che, a torto, tutti i costi appena descritti sono spesso trascurati da parte del mio Committente tipo.

Si tratta, infatti, il più delle volte di piccoli costi che singolarmente possono essere trascurabili, ma che sommati possono divenire rilevanti.

È fondamentale inserirli nel budget totale insieme agli altri costi quali affitto o acquisto della nuova sede, opere di adeguamento o di ristrutturazione, riassetto o sostituzione delle apparecchiature.

Indubbio è che i tempi di trasferimento possono essere rispettati solo se i nuovi locali sono stati progettati e approntati con cura. Se così non fosse potrebbe capitare che solo durante il trasloco ci si renda conto che la collocazione prevista di un mobile occulta una serie di prese elettriche necessarie o che il rubinetto di un lavabo collocato sotto la finestra impedisce l’apertura della stessa o che l’uscita fili per il collegamento di un radiografico non sia stata predisposta all’altezza giusta.

Tutto ciò comporta una serie di sistemazioni non previste, che oltre a pregiudicare l’apertura determinano disagi e costi aggiuntivi. Al di là della progettazione e della corretta realizzazione solo un valido crono-programma permette di ridurre ai minimi termini le tempistiche.

La contemporaneità di diverse maestranze è, ad esempio, auspicabile solo nel caso in cui si possano creare sinergie che agevolino il risultato immediato di un’installazione o di un collegamento altrimenti è bene evitare un eccesso di presenze che potrebbe invece rallentare e intralciare il prosieguo del lavoro. Per completezza mi sembra opportuno ricordare che a completamento del trasferimento normalmente è necessario provvedere alla ripresa di alcune porzioni di imbiancatura e, ovviamente, alla pulizia di fino dei locali, nonché a fissare la segnaletiche che la normativa richiede.

NESSUN COMMENTO

LASCIA UN COMMENTO