Uno dei principali punti deboli nell’amministrazione di uno studio dentistico è rappresentato dagli insoluti, quindi da prestazioni regolarmente eseguite a favore dei pazienti ma che non sono state pagate nei tempi previsti. E che, in alcuni casi, minacciano di non esserlo mai. In molti settori la gestione dei pagamenti è quantomeno chiara: a fronte dell’emissione di una fattura ci si aspetta un pagamento. La fattura è un documento ufficiale per il quale il pagamento è una sorta di conseguenza implicita, quindi – sintetizzando e semplificando – l’atto stesso di emetterla “mette in mora” chi la riceve.
Come purtroppo sanno bene i dentisti italiani, questa visione ideale è ben diversa dalla realtà per la maggioranza degli studi. In parte è inevitabile che sia così perché in molti casi il rapporto tra dentista e paziente, anche limitandosi a considerare un unico trattamento, è lungo e fatto di un complesso di prestazioni che si estende nel tempo. All’inizio del trattamento il paziente deve (o dovrebbe) ricevere una descrizione precisa del trattamento stesso e un preventivo collegato, ma non è strano se questo preventivo si adatta in corso d’opera.
Per sostenere i costi di un trattamento prolungato – e anche per non arrivare a un pagamento troppo oneroso alla fine della terapia – si ricorre poi al meccanismo “informale” dei pagamenti scaglionati nel tempo, che idealmente dovrebbe sposare le necessità del medico come del paziente.
La conseguenza di queste abitudini ormai invalse nell’amministrazione quotidiana degli studi dentistici sta nel fatto che non è sempre immediato e chiaro sapere lo stato reale dei pagamenti di alcuni pazienti. Questo indipendentemente da considerazioni sulla loro buona fede o stato economico: anche con i pazienti più corretti e attenti a volte ci si perde tra anticipi e rate e non si capisce lo stato di “solvenza” delle prestazioni.
Il gestionale di studio deve aiutare a fare chiarezza in questo senso, per farlo deve saper tenere traccia delle informazioni necessarie.
Non basta quindi che possa generare un bilancio per così dire “formale” della situazione economica associata a un cliente, incrociando le fatture emesse con i pagamenti ricevuti. Deve anche permettere di definire piani di pagamento per i trattamenti e i pazienti, impostando in automatico le varie rate con importi e scadenze e verificando quotidianamente insoluti e sospesi. In questo modo si può arrivare ad avere una situazione economica veritiera per ciascun paziente.
Una situazione chiara
Questa fotografia non serve solo ad attivare eventuali processi di recupero crediti, che vanno poi oltre l’ambito del software gestionale. Serve innanzitutto per avere in ogni momento una indicazione dello stato di salute economico dello studio dentistico. Una percentuale – si spera minima – di insoluti è infatti fisiologica, il punto è non superare una certa soglia che mette a rischio lo studio di lavorare in perdita.
Analizzando lo stato degli insoluti si può poi arrivare a informazioni di maggior dettaglio, ad esempio verificare se ci sono pazienti che generano con frequenza condizioni di insoluto. Questi vanno gestiti con una certa prudenza, almeno per capire quali siano le cause di queste situazioni ricorrenti e se valga la pena mantenerli. Avere il controllo di tutte queste informazioni è fondamentale per sapere a chi inviare specifiche comunicazioni, con quale cadenza temporale e per scegliere lo strumento più adatto per ricordare l’insolvenza.
