Materiali: efficienza ed efficacia in magazzino

La scelta dei materiali ha in uno studio odontoiatrico un’importanza centrale, perché non solo impatta direttamente sui costi diretti, ma soprattutto determina la facilità di lavorazione e influisce sul risultato in termini di estetica, funzionalità e durata. Sembra ovvio considerare che i materiali abbiano un costo e tanto maggiore è la spesa, tanto più alte sono le aspettative dell’odontoiatra nei confronti delle prestazioni che i materiali devono garantire. Ai materiali chiediamo affidabilità, facilità di manipolazione, velocità di preparazione, minimo rischio di sbagliarne la preparazione, durata nel tempo delle caratteristiche fisico/chimiche.

I materiali sono in continuo rinnovamento e allo scenario in evoluzione si sommano altrettante nuove tecniche, rispetto alle quali si fatica ad aggiornarsi. La sfida che il professionista vive è quella di sviluppare un’autonoma capacità di giudizio di tecniche e materiali, orientandosi fra la formazione ricevuta dai Maestri, indicazioni più o meno interessate di colleghi, consulenti, letteratura e l’esperienza nella pratica quotidiana. All’odontoiatra spetta il compito di fondare il proprio successo su un metodo di valutazione valido per ogni nuovo materiale che voglia provare.

L’Elenco materiali

A questo scopo è innanzitutto consigliabile classificare i materiali in uso in importanti e non importanti. Il criterio di scelta è “ha o non ha impatto sulla qualità del lavoro sul paziente?”. Questa distinzione, spesso ben chiara nella mente dell’odontoiatra, se è fatta per iscritto serve – oltre che per una gestione chiara – anche per ragionarci e magari trovare qualche piccola sorpresa nelle proprie scelte istintive. Lo scopo principale è concentrarsi sui materiali per i quali vale la pena intraprendere una gestione in Qualità. Inizialmente sarà un investimento in tempo, ma darà frutti molto apprezzabili in seguito. Una lista chiamata “Elenco materiali” è molto utile, come vedremo, anche per la gestione del magazzino. La teoria della Qualità richiede che i materiali siano:

• scelti accuratamente: nel caso di un materiale da impronta, la scelta è guidata dalla precisione nel trasferimento dei dettagli, dalla manipolabilità, dalle caratteristiche organolettiche, non affidandosi solo al fornitore o alle mode o al prezzo più basso. Non si dimentichi l’impatto della scelta dei materiali sul comfort del paziente, che preferisce lavori minimamente invasivi, di breve durata ed eseguiti in poche sedute: questa è la qualità percepita dal paziente;
• ordinati secondo procedure semplici e chiare: dispositivi complessi come gli impianti (misure, colletto, connessione…) soffrono di errori nell’emissione degli ordini e nella verifica della spedizione. Una procedura d’ordine guidata può ridurre le opportunità di errore;
• controllati in ingresso allo studio: i controlli all’arrivo sono mirati ad accertarsi che sia stato consegnato esattamente quanto ordinato, nella quantità giusta e nelle condizioni corrette di spedizione. Uno strumento semplice consigliato è una check-list, che aiuta l’assistente al ricevimento della merce;
• verificati nell’applicazione: è conveniente mantenere alta l’attenzione nelle prime applicazioni di un nuovo materiale, verificando che anche il personale segua le modalità d’uso indicate dal produttore e registrando eventuali problemi. Ad esempio, nell’uso iniziale di due tipi diversi di adesivo con mordenzante o all-in-one, si registra in cartella il tipo utilizzato, per fare a distanza di tempo una valutazione sugli esiti clinici (perdita di adesione o dolorabilità) e identificare il migliore. A parità di prestazioni e garanzie, è giusto allora scegliere il materiale meno costoso. Con un software gestionale, è più facile tenerne traccia e promuovere un materiale da “in valutazione” ad “approvato”;
• utilizzati nel modo corretto: anche un materiale giusto fallisce se non utilizzato secondo le istruzioni del produttore. L’odontoiatra che lavora in Qualità integra efficacemente nella sequenza delle proprie procedure cliniche le operazioni richieste dal materiale;
• conservati adeguatamente: secondo le indicazioni fornite dal produttore e le norme di legge (TU 81/08);
• conservati registrando le non-conformità per le opportune azioni di miglioramento: annotare i problemi che il materiale presenta durante la lavorazione oppure le sospette implicazioni sui pazienti;
• smaltiti a termini di legge.

È molto utile raccogliere nell’Elenco materiali informazioni sui fallimenti dovuti ai materiali che, eventualmente integrate con casi critici di colleghi, fungano da base per le scelte successive ed eventuali azioni di miglioramento.

L’Elenco materiali è molto pratico per la gestione del magazzino; un documento cartaceo è sconsigliato perché poco flessibile, mentre un documento di Excel o addirittura un software gestionale sono la scelta migliore. La Tabella 1 mostra, con nomi di fantasia, un esempio di come organizzarlo e quali informazioni includervi. In sostanza, per ogni materiale si registrano almeno: tipo, descrizione, codice, rivenditore (dati), condizioni di immagazzinamento (temperatura…), quantità a magazzino e scadenze, eventuali problemi riscontrati.

Utilizzare un software gestionale consente di aggiungere alcune funzioni molto comode, come la generazione di notifiche via mail all’approssimarsi della scadenza registrata nell’elenco materiali o all’esaurimento di un articolo. In alternativa, si può affidare all’assistente il compito di svolgere periodici controlli, per evitare di trovarsi con materiali scaduti e inutilizzabili, o addirittura mancanti dalle scorte. Conviene in ogni caso dare la responsabilità della gestione del magazzino a un’assistente.

Tecniche di “gestione snella”

Per la gestione del magazzino ci vengono in aiuto un paio di tecniche dalla disciplina nota come Lean Management¹, nata in Toyota e poi diffusa in tutto il mondo, il cui obiettivo è la riduzione degli sprechi migliorando al contempo la qualità di prodotti e servizi.
Il primo strumento è il kanban, termine che in giapponese significa “cartello”: è proprio un cartellino, che si inserisce a magazzino in corrispondenza della quantità minima che consideriamo di raggiungere per emettere un nuovo ordine.
Il kanban porta scritte le informazioni per l’emissione dell’ordine, come codice, quantità, rivenditore, tempo di approvvigionamento, in modo da semplificare le operazioni successive.

Il secondo utile strumento è noto con il termine “5 S”, le iniziali delle 5 azioni suggerite per mantenere il magazzino in modo efficiente (trovo tutto facilmente) ed efficace (solo quello che mi serve e nella quantità minima per ridurre gli sprechi).

Le 5 S sono:

• Seiri – separare (Sort);
• Seiton – sistemare, riordinare (Straighten);
• Seiso – splendere, pulire (Shine);
• Seiketsu – standardizzare (Standardize);
• Shitsuke – sostenere (Sustain).

Applicate con metodo e continuità, le “5 S” consentono di separare i materiali in uso da quelli non più utili, disporli in modo ordinato, mantenere ordine e pulizia, e darsi semplici regole di gestione del magazzino per evitare, per esempio, che chiunque vi abbia accesso usi una sua personale logica di archiviazione. 5S e kanban insieme garantiscono un sensibile risparmio riducendo la quantità di materiali “immobilizzati”. Le 5 S sono utilizzabili in modo molto più generico per mantenere organizzata l’intera area di lavoro – nel nostro caso lo studio – e con risultati straordinari in termini di risparmio di tempo di reperimento, di recupero di spazi di utilizzo e di riduzione di opportunità di errore^2,3.

Antonella Lanati, Andrea Turcato, Andrea Brusoni

Per approfondire

Daniel T. Jones DT, James P. Womack JP. La macchina che ha cambiato il mondo. Rizzoli, 1993.
https://www.youtube.com/watch?v=YdycecZigks
https://www.youtube.com/watch?v=9pYVi-iM0U0