La gestione documentale dal punto di vista dello studio dentistico

Nell’esaminare le caratteristiche di un software gestionale per studio dentistico c’è una considerazione di fondo che molti utenti sembrano a volte tralasciare. Dal punto di vista dell’informatizzazione uno studio ha gli stessi problemi di una piccola impresa e non deve minimizzarli, ossia deve puntare a soluzioni che chiaramente soddisfino le esigenze percepite ma vadano anche oltre. Il dentista tende giustamente a considerare in prima linea la sua attività medica specifica, deve però anche ragionare come un manager aziendale e considerare tutti i flussi di compiti e informazioni che attraversano il suo studio.

Uno degli ambiti dove questo approccio va applicato è la gestione documentale. Uno studio dentistico infatti produce e comunque deve gestire una elevata quantità di documenti che vanno dalla modulistica dei pazienti alle radiografie, dai consensi informati alle prescrizioni, e via dicendo. A questi si affiancano altri tipi di documenti che non riguardano strettamente la parte medica dello studio ma quella gestionale, come possono essere le circolari di servizio o i documenti scambiati con i fornitori.

Ovviamente, più i documenti sono in formato digitale più è comodo gestirli, anche per quanto riguarda le procedure di sicurezza. Per questo un software gestionale per studi dentistici deve fornire i mezzi per evitare la creazione stessa di documenti fisici, permettendo di gestirli direttamente in digitale. Per alcuni elementi questo è ovvio – ad esempio la cartella clinica, che in un moderno sistema informatico esiste solo come insieme di informazioni digitali – per altri lo è meno.

Il caso più tipico sono le immagini, diagnostiche e non solo. Avere il già citato collegamento diretto del gestionale con i sistemi di radiovideografia è un elemento chiave per una moderna gestione documentale da studio: permette di acquisire le immagini diagnostiche direttamente in digitale e associarle in automatico alla cartella del paziente per tutto il loro “ciclo di vita”. Con anche la sicurezza di non perderle più, perché le immagini sono protette dalle funzioni di backup, copia e in generale tutela del software.

La dematerializzazione

Una parte oggi essenziale della gestione digitale dei documenti riguarda le funzioni per la dematerializzazione di una parte di essi particolarmente importante perché legata al rapporto con il paziente, grazie alla firma digitale grafometrica. In pratica, invece di stampare un documento che il paziente dovrà firmare e poi lo studio riportare in formato digitale, si acquisisce direttamente la firma usando un’apposita periferica. L’operazione ha lo stesso valore legale della firma tradizionale e permette di gestire subito digitalmente documenti come il consenso informato o la liberatoria per la privacy.

Ovviamente in un gestionale non devono poi mancare le funzioni per la gestione di documenti digitalizzati anche se nati in forma cartacea. La loro scansione è un’operazione semplice, il gestionale deve prevedere l’associazione dei documenti digitalizzati ai suoi elementi di base (scheda paziente, trattamenti, movimenti contabili e di magazzino, eccetera.

Nella gestione documentale c’è poi un aspetto, più concettuale che pratico, di cui tenere conto nella fase di introduzione del software. I membri dello studio, per le rispettive diverse funzioni, devono esaminare i processi, anche molto semplici, che nello studio si seguono per la gestione dei documenti. Chi provvede a creare quali? Chi dovrebbe avere la possibilità di consultarli? Chi ha la responsabilità di tenerli aggiornati? Sono domande a cui dare una risposta aiuta a organizzare tutto il processo di gestione dei documenti nello studio.

 

La gestione documentale dal punto di vista dello studio dentistico - Ultima modifica: 2017-04-30T11:42:48+00:00 da Francesco Pignatelli

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