La gestione “digitale” del magazzino di uno studio dentistico

Se si vuole gestire lo studio dentistico in una logica di impostazione imprenditoriale – e abbiamo visto che in effetti si dovrebbe – due delle attività principali di cui tenere conto sono prevedibilmente il controllo dei costi e la loro ottimizzazione. In questo senso una voce importante per qualsiasi impresa è la gestione delle scorte di magazzino, nel caso dello studio dentistico essa assume ugualmente importanza. Si stima che i costi di magazzino dovrebbero idealmente rappresentare il 6-7 percento del fatturato complessivo di uno studio dentistico, è assai più probabile che per lo studio medio – tutt’altro che ottimizzato nella gestione del magazzino – i costi di approvvigionamento siano più vicini al 10-15 percento dei ricavi. È una percentuale molto alta, il che spiega perché questo argomento un po’ “da tecnici gestionali” sia diventato rilevante anche nel mondo degli studi dentistici.

Ovviamente la gestione del magazzino non è un problema che nasce oggi. Ogni studio dentistico ha nel tempo gestito il suo magazzino secondo le metodologie che ha considerato più opportune. E in teoria può anche continuare a farlo, ma sapendo che una vera ottimizzazione economica della gestione del magazzino è impossibile senza l’utilizzo di un software specifico. Lo scopo della gestione è infatti definire un non semplice equilibrio tra la necessità pratica di avere sempre a disposizione tutto quello che serve in studio e quella economica (e logistica, perché anche lo spazio conta) di mantenere le scorte al minimo per evitare sprechi, in primis il materiale acquistato in più “per sicurezza” che arriva al suo fine vita senza essere mai stato usato.

È un compito non banale a cui le grandi imprese dedicano responsabili specifici, in uno studio dentistico questo non è possibile e bisogna quindi avere a disposizione uno strumento informatico che dia velocemente le informazioni necessarie quando periodicamente si provvede a “fare il punto” sulla situazione di magazzino.

È infatti assai improbabile che uno studio dentistico controlli il suo magazzino in tempo reale, banalmente perché non ne ha davvero bisogno. Deve però farlo proattivamente e non reattivamente, quando qualcosa manca al momento in cui deve invece esserci. Grazie alla trasversalità dei moderni software gestionali per studi dentistici (almeno quelli ben progettati) è ad esempio possibile partire dall’agenda di studio – il cuore di ogni sistema – per incrociare i suoi dati con le prestazioni previste e di conseguenza i materiali che saranno necessari. Laddove le scorte scendano sotto una determinata soglia di sicurezza, che deve essere definita per ciascun prodotto conservato, si provvederà a un nuovo approvvigionamento per tempo.

Non solo per il materiale medico

Più in generale – e per i materiali che sono di supporto ma non prettamente “clinici” (la cancelleria, ad esempio) – si provvede a verifiche periodiche (ogni mese, ogni trimestre…) per controllare non tanto la disponibilità pratica dei prodotti ma l’andamento del loro consumo e dei loro acquisti nel tempo. Eventuali anomalie possono essere facilmente rilevate in questa sede e corrette. Ma, cosa ancora più importante, questo controllo periodico permette di definire, col tempo e “presa la mano”, piani di acquisto più elastici per evitare di immobilizzare troppo capitale che potrebbe invece essere usato per altri scopi.

Un buon software per la gestione del magazzino ha poi diverse funzioni accessorie che aumentano il grado di controllo sull’operatività di studio. Le opzioni sono molte e variano da piattaforma a piattaforma, ma non dovrebbero mancare la gestione incrociata ordini-giacenze, l’associazione dell’utilizzo di determinati prodotti con i trattamenti specifici dei pazienti (uno scarico magazzino personalizzato per una prima forma di rintracciabilità) e la gestione dei macchinari che, pur non essendo fisicamente “a magazzino”, fanno comunque parte della dotazione di uno studio dentistico.